13 полезных решений для мониторинга работы сотрудников

Сравнение систем контроля активности сотрудников: борьба за рабочее время

Недавно мой директор (он же единоличный собственник компании), напуганный кризисом и не уверенный в работоспособности наших сейлов и бухгалтерии, потребовал от меня найти систему, которая показывала бы, чем люди на самом деле на своих компьютерах занимаются.

Были выдвинуты следующие требования:

• возможность просмотра что люди делают прямо сейчас и что делали час назад;
• простой и понятный интерфейс – шеф далеко не айтишник;
• сбор доказательной базы – чтобы проштрафившегося сотрудника можно было вызвать в кабинет и придавить тяжестью доказательств;
• поменьше ручной работы – дословно «чтобы программа сама сказала мне кто не работал»

Дело в том, что системы мониторинга персонала собирают достаточно много информации о том, чем занимаются люди на своих компьютерах. Данных много, они объемные (да еще и конфиденциальные), поэтому в облако почти никогда не передаются.

А системы УРВ наоборот собирают только инфу о том на каких сайтах человек сидел и с какими программами работал. Потом это время делится на продуктивное и непродуктивное, а полученный отчет демонстрируется руководству. Собственно именно отчетами системы УРВ и отличаются между собой. А такиех систем создано очень много, потому что написать агент, собирающий данные о программах и сайта сможет любой, ну а прикрутить к базе отчеты и взуальный интерфейс тоже не сложно.

Объем данных в системах УРВ невелик, к тому же все они несекретные, поэтому все «чистые» УРВ системы могут быть установлены в облако.
Еще создатели УРВ с гордостью говорят о безопасности использования для собственников бизнеса и гендиров. Мол, наши системы в принципе не могут перехватить никаких персональных данных сотрудников, а значит иск к вам никто не подаст и в тюрьму не посадит (правда вызывает непонимание позиция компании Yaware, которая к своему продукту TimeTracker прикрутила снятие скриншотов – вот на них-то персональные данные вполне могут отпечататься).

Скажу честно – движимый ленью и нежеланием заниматься тестированием я пришел к шефу с предложением выбрать между Дисциплиной, CrocoTime и той же Yaware. В ответ гендир показал мне ролик на Youtube, где человек обманул одну из этих УРВ (не будем называть какую) примотав изолентой к мышке электробритву. Бритва работала, тряслась, мышка двигалась, программа фиксировала активность. А так как на экране был открыт 1С, то активность фиксировалась исключительно продуктивная. А обладатель электробритвы в этот момент курил и гонял чаи.
В общем Дисциплина и КрокоТайм из борьбы выбыли. Yaware пока решили оставить, посмотреть достаточно ли будет одних скриншотов. А еще в список сравнения вошли StaffCop, Стахановец и Kickidler.

Yaware

Для тестирования TimeTracker не нужно устанавливать локальный сервер. Достаточно поставить несколько агентов на компьютеры сотрудников, а потом через web-интерфейс просматривать результат. Есть еще вариант ничего никуда не устанавливать, а воспользоваться сервером самого Yaware и посмотреть отчеты по специально подготовленной информации. Для оценки интерфейса и функционала – то что нужно.

Система умеет делить время сотрудника на продуктивное и непродуктивное, причем настраивать какой сайт/программа продуктивен можно и для всей организации и для отдельного работника. Ведь для маркетолога Facebook может быть рабочим инструментом, а для бухгалтера – развлечением.
Весьма позабавил табель учета рабочего времени. Штука на мой взгляд абсолютно бесполезная. Тот факт, что, например, я не сижу за своим компьютером не означает, что в этот самый момент я не настраиваю сервер или не сижу на совещании.

Теперь что касается скриншотов. Очень хотелось бы понять чем руководствовался человек, придумавший такую схему их отображения. Дело в том, что все скриншоты показываются по всем сотрудникам единым списком. Например, Сотрудник1 – 10:00, Сотрудник2 – 10:00, Сотрудник3 – 10:00, Сотрудник 1: 10:05, Сотрудник2: 10:05…

Сами скриншоты мелкие, весьма схематичные. Что-то понять в такой ситуации абсолютно нереально. Скриншоты делаются c определенной частотой, раз в несколько минут. Поэтому, если что-то происходит между скриншотами, то отследить это уже невозможно.

И самое главное – график рабочего времени у сотрудника отдельно, а скриншоты отдельно. То есть посмотрев отчет, нужно скакнуть в раздел скриншотов и искать там нужного сотрудника и нужное время.

Шеф только поморщился.

StaffCop

Существет две версии StaffCop – Standart и Enterprise. Поиск отзывов о Standart принес информацию о том насколько это старая и глючная система. Удивительно, что разработчики до сих пор пытаются её продавать.

Но еще удивительней то, что информации о Enterprise на официальном сайте практически нет, только относительно небольшой лендинг, на котором четыре маленьких скриншота, базовое описание функционала и форма для загрузки дистрибутива. Мол, скачаете, поставите, тогда и посмотрите?
Так и сделал. Клиентская часть запускается в браузере и ее внешний вид производит приятное впечатление. Информации собирается очень много, на мой взгляд даже чересчур. Дело в том, что система позиционирует себя как DLP и очень много функционала посвящено именно защите информации.

Присутствует стандартный функционал УРВ + скриншоты + снимки с веб-камеры. То есть трюк с бритвой уже не пройдет, всегда можно посмотреть действительно ли человек сидит сейчас за компьютером.

Но шеф высказал сомнение. Ему не понравилось, что вся информация разбросана по разным отчетам. Хочешь детально разобраться чем человек занимался – вначале посмотри отчет по использованию времени, потом сколько писем он написал, потом о чем в скайпе говорил, потом галерею скриншотов, потом…

В общем такой подход работает, когда в компании служба безопасности, а в ней работает человек десять. Вот тогда у них действительно будет время в отчетах копаться, а руководителю только докладные записки приносить.

В результате программа попала в «список финалистов» и будет участвовать двухнедельном финальном тестировании вместе с еще одним участников, о котором речь еще впереди.

Стахановец

Стахановец собирает много информации, даже больше чем StaffCop. Другое дело, что ознакомиться с этой информацией не так-то просто. Вся проблема в интерфейсе.

Здесь интерфейс тоже запускается из браузера и не требует установки клиента. Но кто (нет, не так – КТО) придумал такой интерфейс. Тут всесто отчетов примитивные таблички из plain-HTML. Про интерактивный просмотр отчетов с возможностью сортировки и фильтрации данных тут похоже никогда не слышали. Для того, чтобы подсчитать сколько сотрудник писем отправил, а сколько получил (а выводятся они в одном отчете) мне пришлось прибегнуть к ручке и бумаге.

Есть много разного функционала с красивыми названиями. Например «клавиатурный почерк». Программа собирает информацию о том как вы печатаете и если ваш почерк вдруг меняется, то это отражается на графике. Как отражается? Да просто на грубо сваянной временной шкале появляется желтый треугольник. И это означает, что что-то не так. Что конкретно? А что угодно. Может сотрудник выпил, может устал, может за него работает кто-то еще, а может (что обычно и происходило в моем случае) вместо печати текста в редакторе (использовал 6 пальцев – ну не умею я десятью), я начинал вводить цифры в 1С (использовал всего два пальца). В общем, в настоящее время на редкость бесполезный инструмент.
Зато в отличие от рассмотренных ранее систем Стахановец умеет не только делать скриншоты, но и показывать онлайн и записывать видео как с рабочего стола, так и с web-камеры компьютера (правда у нас почти все ПК – настольные, камер у них нет).

Увы, но проблем тут больше чем возможностей. Вся логика работы с видео ориентирована на наблюдение только за одним человеком. Записи получаются ну очень большими, а при попытке открыть три окна наблюдения онлайн видеопоток забивает сеть. Функционал по учету рабочего времени развит очень слабо. Показывается только время активности (вид графика – не для слабонервных), а деления на продуктивное и непродуктивное время отсутствует.

В целом о продукте у меня сложилось следующее мнение. Если у меня есть конкретные подозрения в отношении конкретного товарища, то я могу долго и вдумчиво наблюдать за ним с помощью Стахановца, копаться в отчетах, продираться через интерфейс и в конце концов поймать голубчика за «совершением деяния». Как этим пользоваться для контроля за целой компанией – вообще не понимаю. Шефу даже не стал показывать.

Kickidler

Единственная система, которая требует установки клиента. Техподдержка в ответ на мой разгневанный возглас «неужели нельзя было сделать как у всех, через браузер?» сказала, что зато один клиент может подключаться сразу к нескольким серверам, это удобно если компания территориально распределенная. А в случае web-клиента к каждому серверу нужно подключаться отдельно. У нас в компании офис всего один, так что нам несколько серверов не нужно, хотя кому-то эта возможность наверное будет полезной.

Честно говоря, вначале я вообще не хотел тестировать этот продукт. Дело в том, что его главной фишкой является трансляция и запись видео рабочих столов. Намаявшись со сходным функционалом в Стахановце я не хотел повторять все еще раз.

Однако в техподдержке сказали, что использован какой-то хитрый алгоритм сжатия видеопотока, который сильно снижает объемы трафика. Мне кажется что основная хитрость этого алгоритма состоит в снижении частоты кадров до одного в секунду и ниже, однако ширины канала и места на диске от действительно требует в разы меньше, чем Стахановец.

Онлайн наблюдение можно осуществлять сразу же за несколькими сотрудниками. Я использовал все 12 ПК на которые мне разрешили установить агенты (тут они называются граберы). Все работали и не тормозило. Рабочие столы могут быть представлены и в виде сетки, очень напоминающей ту, которая используется в системах видеонаблюдения. Конечно за всеми сразу не уследишь, но разложенный пасьянс видно очень хорошо. Скажу честно, даже у меня это создало некоторое ощущение всемогущества. Хотелось зайти в бухгалтерию и сказать «я знаю, что ты делала прошлым вечером».

Вообще концепция Kickidler сильно отличается от Стахановца и StaffCop. Вместо сбора огромного количества всякой информации делается упор на запись видео и нарушений. Нарушением может быть запуск любой программы, переход на сайт и пр. Потом просматриваете график нарушений у человека, выбираете период времени – и смотрите видео.

Блок учета рабочего времени Kickidler очень похож на такие же в Yaware и StaffCop. Хотя мне понравилась возможность указывать тип сайта или программы как продуктивная или непродуктивная. Прямо в отчете выбираете программу, щелкаете мышкой на специальный значок – и задаете тип. Приятно, когда не нужно лишний раз лезть в настройки.

Честно говоря, мне как-то непривычно без отчетов, а вот директору наоборот подход понравился именно тем, что не нужно копаться в цифрах. Тут уж каждому своё.

В общем как вы поняли, Kickidler стал нашим вторым испытуемым и теперь они вдвоем со StaffCop проверяют чем занимаются работники нашей компании.

Недели через две планируем подвести итоги этого тестирования. Если кому-то интересно каким будет выбор – пишите в личку. Надеюсь, мой опыт будет полезен тем, на кого руководство возложит схожие задачи.

ТОП 5 приложений для мониторинга сотрудников на рабочем месте

Всем привет! В связи с тем, что многие компании теперь вынуждены работать дистанционно, в последние месяцы среди руководителей и HR-менеджеров повысился интерес к приложениям для контроля сотрудников на рабочем месте. В этой статье я расскажу о лучших программах для мониторинга сотрудников в условиях удаленной работы, их возможностях, преимуществах и недостатках.

#1 CleverControl: Удаленный контроль над всеми видами деятельности пользователей ПК

CleverControl – это облачное решение для удаленного мониторинга сотрудников на рабочем месте, позволяющее следить за деятельностью коллег с любого устройства через защищенный веб-аккаунт.

Программа подойдет тем, кто хочет быть в курсе всех действий каждого сотрудника, не только для учета рабочего времени, но и в целях повышения информационной безопасности предприятия. Благодаря широкому функционалу, приложение позволяет повысить продуктивность команды, выявить лентяев, а также предотвратить утечку информации и расследовать неправомерные действия коллег.

Возможности CleverControl

• Непрерывная запись экрана (программа ведет постоянную запись экрана целевого ПК, записывая все действия сотрудника на рабочем месте);
• Кейлоггер;
• Контроль чатов в мессенджерах (полезная функция, если у вас есть подозрения, что сотрудник слишком много времени тратит на общение с коллегами вместо выполнения рабочих задач);
• Запись поисковых запросов и посещенных сайтов;
• Запись с микрофона и веб-камеры;
• Мониторинг USB, SD, HDD для предотвращения утечки корпоративных данных;
• Контроль активных приложений (программа показывает, в каких приложениях сотрудник проводит больше всего времени в рабочие часы, и позволяет выявить приложения, отвлекающие внимание сотрудника).
• Удаленные настройки (все настройки программы можно изменять удаленно из веб-аккаунта);
• Скрытый режим (программа записывает данные незаметно для сотрудника, не отвлекая его от рабочих задач).

Достоинства CleverControl

• Возможность следить за сотрудниками удаленно, без доступа к их компьютерам;
• Широкий функционал, нацеленный на решение сразу нескольких проблем (снижение продуктивности, утечка информации, учет рабочего времени);
• Удобный личный кабинет, показывающий статистику продуктивности как каждого сотрудника отдельно, так и всего коллектива.

Недостатки

В условиях «удаленки» вряд ли кто-то из сотрудников согласится установить программу, отслеживающую все действия пользователя, на свой ПК, поэтому CleverControl стоит устанавливать на рабочий компьютер, а сотруднику следует использовать программы для удаленного контроля рабочим столом (например, Team Viewer). Таким образом, коллеги не будут переживать за свои личные данные, а программа начнет запись активности сотрудника, как только он подключиться к рабочему ПК из дома.

Совместимость: Windows и macOS.

Цена: зависит от количества целевых компьютеров и продолжительности покупаемой подписки — от 116 руб/ месяц за 1 ПК.

Официальный сайт: https://clevercontrol.ru

#2 Kickidler для бизнеса: Надежная программа для контроля продуктивности сотрудников в режиме реального времени

Данная программа, в первую очередь, нацелена на контроль продуктивности коллег на рабочем месте. Kickidler отличается расширенной системой учета рабочего времени, включающей контроль отпусков, больничных, командировок, обеденного времени и перерывов. Также приложение предлагает воспользоваться производственным календарем для составления рабочего графика команды.

Возможности Kickidler

• Просмотр экранов сотрудников в режиме реального времени;
• Учет рабочего времени: общее количество отработанных часов, время начала и окончания рабочей смены, продуктивное и непродуктивное время;
• Производственный календарь для ведения рабочего графика;
• Гистограмма нарушений на рабочем месте (такие действия как поиск работы или посещение сайтов, не имеющих отношение к работе, определяются программой как нарушения и фиксируются на графике в личном кабинете);
• Статистика эффективности работы (перейдя в этот раздел в личном кабинете, руководитель узнает, в какое время снижается или, наоборот, повышается продуктивность команды, и кто из сотрудников работает эффективнее);
• Контроль используемых программ и приложений;
• Запись посещаемых веб-сайтов.

Достоинства Kickidler

• Тотальный контроль над рабочим временем сотрудников;
• Анализ эффективности каждого сотрудника и выявление наиболее продуктивных коллег, представленный в графиках и гистограммах;
• Возможность удаленного мониторинга в режиме реального времени;
• Выявление нарушений во время рабочего процесса.

Недостатки

В программе есть некоторые недоработки, о которых разработчики предупреждают пользователей на сайте. Например, с уведомлений интерфейса самоконтроля на целевом ПК нельзя снять фокус на устройствах macOS до момента закрытия уведомления. Такие недоработки могут помешать сотруднику, отвлекая его внимание от решения рабочих задач.

Совместимость: Windows, macOS, Linux.

Цена: от 183 руб/месяц за 1 ПК (цена варьируется в зависимости от продолжительности лицензии).

Страница продукта: https://www.kickidler.com/ru/opportunities/business.html

#3 StaffCop: Контроль рабочего времени и бизнес-процессов

Программа позволяет увидеть развернутую картину деятельности каждого коллеги и, следовательно, выявить непродуктивных сотрудников в условиях удаленной работы и предотвратить утечку информации в компании. StaffCop фиксирует активность сотрудников на рабочем месте только при использовании клавиатуры и движении мыши, показывая руководителю, сколько времени пользователь ПК действительно работает. Благодаря множеству функций, программа помогает отслеживать реальный KPI сотрудников.

Возможности StaffCop

• Система учета рабочего времени (начало и окончание рабочего дня, учет опозданий, контроль присутствия сотрудника на рабочем месте, уведомление руководства в случае нарушения рабочего графика);
• Снимки экрана, помогающие контролировать действия сотрудников;
• Табель рабочего времени для расчета заработной платы;
• Учет продуктивности коллег (посещение продуктивных и непродуктивный сайтов, использование приложений), сравнение показателей;
• Просмотр экранов сотрудников в режиме реального времени;
• Уведомления о нарушениях коллег в программе или на электронную почту;
• Контроль использования принтеров.

Достоинства StaffCop

• Множество функций для удаленного мониторинга ПК;
• Возможность установить агент на удаленный ПК, не находящийся в локальной сети компании;
• Выявление продуктивного и непродуктивного времени на рабочем месте;
• Оповещения о нарушениях; контроль трудовой дисциплины (слишком большие перерывы, опоздания, переработки и т. д.)

Недостатки

Программа совместима только с операционной системой Windows, поэтому если ПК сотрудников поддерживают разные операционные системы, администратор не сможет контролировать весь коллектив с помощью одной программы. Помощь в установке программы, обучение работе с программой, обновление ПО входят в услугу «Премиум поддержки» и оплачиваются заказчиком отдельно.

Совместимость: Windows.

Цена: от 864 руб/ месяц за 1 ПК.

Официальный сайт: https://www.staffcop.ru

#4 TimeDoctor: Система учета рабочего времени

TimeDoctor будет полезен и руководителям, и самим сотрудникам, так как приложение нацелено одновременно на мониторинг коллег со стороны руководителя компании и на контроль собственной продуктивности со стороны сотрудника. Установив программу на устройства коллег, руководитель может отслеживать посещаемые сайты, используемые приложения, время, потраченное на тот или иной проект, опоздания, геолокацию на мобильных устройствах сотрудников в рабочие часы, а также просматривать снимки экрана и снимки с веб-камеры. В свою очередь, сотрудник сможет контролировать собственные действия на работе благодаря подробным отчетам о своей продуктивности и уведомлениям программы, когда он отвлекается от рабочего процесса на непродуктивные приложения или сайты.

Возможности TimeDoctor

• Отслеживание продуктивного и непродуктивного времени с точностью до секунд;
• Подробные отчеты об эффективности, предоставляемые как топ менеджерам компании, так и самим сотрудникам для самоконтроля.
• Снимки экрана;
• Отслеживание геолокации на мобильных устройствах (в конце рабочего дня сотрудник может самостоятельно отключить функцию);
• Мониторинг приложений и сайтов;
• Возможность предоставить доступ к отчетам клиентам компании;
• Настройка платежных ведомостей;
• Интеграции с популярными программами для бизнеса.

Преимущества TimeDoctor

• Нацеленность программы не только на мониторинг сотрудников со стороны руководителей, но и на самоконтроль команды;
• Бесплатная демоверсия продукта на сайте;
• Интеграция с Jira, Google Apps, Asana, Slack и др. сервисами, совместимость с мобильными устройствами.

Недостатки

Отсутствие непрерывной видеозаписи с экранов, запутанный интерфейс, высокая цена для компаний с менее чем 50 сотрудниками.

Совместимость: Windows, macOS, Android, iOS, Linux, несколько версий программы, работающих на Chromium OS.

Цена: $10/ месяц для 1 ПК.

Официальный сайт: https://www.timedoctor.com/ru

#5 CrocoTime: Автоматический учет рабочего времени

Программа генерирует подробные отчеты о продуктивности всех сотрудников компании. В личном кабинете работодатель может проверить сводку о количестве отработанного времени, нарушениях (опозданиях, прогулах, уходах раньше окончания рабочего дня), выполняемых задачах, используемых программах и т. д. Распределив сотрудников по отделам, можно следить за продуктивностью не только каждого коллеги по отдельности, но и за работой всего отдела.

Возможности CrocoTime

• Мониторинг сайтов и программ, с которыми работают сотрудники;
• Трекер точного количества отработанного времени;
• Контроль отвлечений от рабочего процесса;
• Контроль выполнения задач;
• Отображение встреч и совещаний из календарей;
• Интеграция с IP-телефонией для мониторинга звонков клиентам.

Преимущества CrocoTime

• Гибкие настройки для каждой компании;
• Детальная аналитика продуктивности каждого отдела;
• Бесплатный пробный период;
• Возможность установить либо облачную, либо локальную версию системы.

Недостатки

Отсутствие функций для предотвращения утечки информации (постоянная запись экрана, запись с веб-камеры, контроль съемных устройств, запись нажатий клавиш и т. д.)

Совместимость: Windows, macOS.

Цена: 250 руб/месяц на 1 ПК.

Официальный сайт: https://crocotime.com/ru/

Как выбрать подходящее решение для мониторинга сотрудников?

При выборе такой программы, в первую очередь, необходимо определить цель, которую вы преследуете. Если вам необходимо просто вести учет продуктивного и непродуктивного времени удаленных сотрудников для подсчета оплаты труда, то достаточно будет установить тайм-трекеры без дополнительных функций. Если же вы хотите отслеживать все действия команды, вести постоянную запись экрана и следить за используемыми приложения и сайтами в целях не только контроля продуктивности, но и предотвращения утечки данных, следует выбрать программу для тотального контроля действий пользователя ПК.

Также имеет смысл ознакомиться с условиями использования приложения (некоторые программы для мониторинга предоставляют лицензию только после подписания договора с руководителем, чтобы обезопасить себя от запрещенного использования программ, например, от установки агента на ПК без уведомления пользователя). Рейтинги программы на сайтах-отзовиках подскажут, стоит ли устанавливать программу, и укажут на реальные недостатки приложения и работы компании в целом. Надеюсь, этот обзор поможет вам найти подходящее решение для контроля сотрудников. Если у вас есть опыт использования таких приложений, поделитесь им в комментариях к статье.

Инструменты для мониторинга загруженности сотрудников

Мониторинг работы подчиненных – тема весьма щекотливая. Сегодня поговорим о том, как совместить мониторинг и соблюдение трудовых норм и как не превратить контроль в слежку.

Предприимчивые бизнесмены нашли тысячу и один способ следить за своими сотрудниками. Условно способы можно разделить на две группы. Первая группа не дает сотруднику нарушать трудовые договоренности, установленные работодателем. Одни компании используют для контроля их соблюдения наемный труд вахтеров и охранников, другие — технические средства. В итоге сейчас на выбор руководителя есть:

• Журнальный способ. Обычно это выглядит так: у входа в холле сидит вахтер или охранник, который вручную отмечает время прихода, обеда и ухода. От его зоркого взора не укроется, на сколько минут вы проспали маршрутку и как долго ели свой бутерброд в обед;
• Электронные пропуска. Суть проста: человек прикладывает пропуск к терминалу и проходит на свое рабочее место. Вход может открываться вручную вахтером или автоматически системой. Программа тем временем записывает время прихода сотрудника;
• Биометрический доступ. Система значительно более продвинутая, чем две предыдущие. В роли идентификатора выступает не информация, записанная на пропуске, а внешние данные человека: очертания лица, радужка глаз и прочее. Это значит, что подделать пропускные данные и отметиться за опаздывающего коллегу невозможно;
• Видеонаблюдение. Способ, вызывающий сомнения и у работодателя, и работника. Первый будет огорчен необходимостью приставлять к камерам специалиста, единственной задачей которого будет сидеть перед монитором. Второй будет чувствовать себя некомфортно, беспрестанно находясь под «всевидящим оком» и чувствуя себя участником реалити-шоу.

Вторая группа способов контроля отвечает за аспекты более сложные, чем «пришел на работу – ушел с работы». В нее входят:

• Ежедневные отчеты. Заполняя установленную форму, человек отчитывается о проделанной работе и времени, которое на нее израсходовал. Профилактическая головомойка по итогу сдачи отчетов способна поднять эффективность сотрудников до небывалых высот. Этот способ позволяет человеку самостоятельно контролировать себя, правильно оценивать, сколько времени и на что нужно потратить, где подкачать свои скилы. Естественно, все это работает, когда специалист честен, а руководитель дает выполнимые планы.

• Тайм-трекинг. Это ряд приложений, которые следят за занятостью сотрудников «в прямом эфире». Прежде чем сесть за выполнение задачи, сотрудник должен нажать кнопку в специальном окне, по завершении – отключить счетчик времени.

Перечисленные способы частично дают руководителю представление о загруженности подчиненных. Но ни один из них не является панацеей, полноценный анализ с помощью них невозможен.

Для качественного управления важно знать не только сколько времени сотрудники проводят на рабочем месте, но и то, чем конкретно они занимаются. Работодатели часто подозревают своих подчиненных в пустой трате времени. И у них есть для этого основания. Сами трудящиеся в опросе HH.ru признаются:

• Около 40% служащих тратят пятую часть времени на прокачку ораторских навыков с коллегами;

• Более 30% не могут работать, не узнав последние новости;

• 27% отвлекаются на соцсети;

• 10% шабашат «за себя и за Сашку»;

• 7% считают, что удобнее всего делать онлайн-покупки на работе.

С учетом этой статистики идея контролировать рабочий день подчиненных выглядит более чем рациональной.

В теории для анализа нагрузки можно использовать те же тайм-трекинг и отчеты. Но в реальности такой метод требует много времени и способствует возникновению спорных ситуаций. Вообще, отчеты – это вещь субъективная.

Поэтому одним из объективных способов анализа загруженности персонала компании признают системы учета рабочего времени.

Функционал такого ПО позволяет:

• Отслеживать, насколько быстро и эффективно специалист решает поставленные перед ним задачи, рационально ли распределяет время;
• Фиксировать подозрительно долгие обеды, паузы и перекуры;
• Сравнивать показатели нагрузки и эффективности между сотрудниками компании;
• Получать аналитические данные и отчеты о каждом сотруднике.

В каждом коллективе есть сотрудники которые усерднее других работают над проектами и справляются с большим количеством задач за единицу времени. Как правило, первая реакция руководителей на такое «сокровище» – нагрузить добрых молодцев по самую макушку еще большим объемом работы.

Вопрос лишь в том, на долго ли хватит «запала» у специалиста при таком подходе? Выгорание, стресс, психосоматические заболевания если не навсегда, то надолго могут вывести многорукого многонога из строя. Стоит ли насколько легкомысленно разбазаривать ценные ресурсы? Вряд ли. Поэтому стоит контролировать нагрузку подчиненных.

На основе аналитических данных, которые дает система учета рабочего времени, можно не только выявить дисбаланс в распределении нагрузки, но и его причины:

— Нехватка знаний. Медленное выполнение задач – не всегда вина сотрудника. Возможно, человек в силу низкой компетенции, не способен работать над доверенными ему проектами так, как сделал бы это «ветеран» с опытом;

— Снижение мотивации. Причин может быть множество: семейные проблемы, решение о скором увольнении, стеклянный потолок в развитии карьеры, низкая заработная плата и прочее;Врожденная склонность к прокрастинации. Причина низкой производительности в таком случае – темперамент человека, его привычка работать так, будто торопиться некуда;

— «Глухой телефон» между специалистами или отделами. Затянутое выполнение задачи может зависеть от эффективности взаимодействия внутри компании. Например, один сотрудник слишком долго ждет ответа или нужной информации от другого.

Полученные данные позволяют принимать объективные решения о распределении обязанностей и оптимизации нагрузки на работников.

• Повысить квалификацию сотрудников за счет соответствующих курсов — это позволит работнику соответствовать уровню заданий;
• Отдать часть сложных задач опытным специалистам, а новичкам поручить более простые проекты;
• Увеличить мотивацию сотрудников за счет создания программ лояльности;
• Обсуждать с подчиненными проблемы, связанные с их эффективностью;
• Наладить связь между отделами: сформировать общую для всех отделов базу документов, использовать удобные и быстрые средства связи (мессенджеры), внести в должностные инструкции требования по времени отклика на обращения коллег.

Отслеживать загруженность сотрудников, которое работают на удаленке, довольно тяжело. Но необходимо. Порой это даже более важно, чем контролировать офисный штат.

Специалисты «на дому» не подвержены коллективному рабочему настроению. Домашняя атмосфера расхолаживает. Они не боятся того, что к ним в любой момент подойдет босс и поинтересуется: «Чем вы, товарищ, здесь занимаетесь?».

Как повысить эффективность мониторинга удаленщиков?

Эффективно контролировать дистанционных сотрудников можно с помощью современных технологий.

Перед тем как решать практические вопросы – какую выбрать программу для мониторинга, стоит ли выдавать рабочий компьютер – важно детально обсудить все моменты, касающиеся организации удаленного взаимодействия:

• Длительность рабочего дня;
• Продолжительность обеда и перекуров;
• Средства связи и возможность их установить;
• Часы созвонов и количество онлайн-встреч;
• Время отклика на вопросы и запросы.

Эти договоренности дадут потенциальному сотруднику понять, что удаленная работа – не значит ее отсутствие. Дисциплина от такого подхода явно не пострадает.

Затем необходимо продумать, какие методы мониторинга использовать. Перечислим некоторые:

• Общение по телефону или видеосвязи. Этот способ подразумевает спонтанные звонки от работодателя подчиненному с целью проверить, чем он занят. Понять, что сотрудник «халявит», можно по окружающему шуму или по тому, взял ли он трубку. Иногда к телефонному звонку подключается видеосвязь. Такая методика сильно нервирует специалиста, с учетом внезапности она повышает уровень стресса. Да и руководителю понять, действительно ли удаленщик занят чем-то «лишним», трудно. Возможно, с музыкой или в кафе ему лучше работается, но на продуктивность это не влияет;
• Таск-менеджеры. Это программы, которые систематизируют распределение задач и нагрузку. Их недостаток в том, что они не отслеживают время, которое было затрачено на выполнение задачи;
• Отчеты о выполненной работе. Отчетная деятельность хороша как для офисных работников, так и для удаленщиков. Чаще всего итоговая информация отправляется по электронной почте. Минусы – субъективность отчетов;
• Тайм-трекеры. Этот софт был упомянут выше. Функционально он контролирует действия работника (показывают занятость), но статистических данных(готовая аналитика) вы от него не дождетесь.

Человеческий фактор – главная помеха, когда речь идет о любой форме учета. Учет рабочего времени – не исключение. Когда сотрудник выполняет какое-либо задание, он уверен, что продуктивно использует каждую секунду времени. К сожалению, такая уверенность не является залогом хорошего результата: дедлайны по-прежнему горят, проекты копятся, головы дымятся. Многие нюансы ускользают от внимания, поэтому автоматический контроль для удаленных специалистов и их руководителей – лучшее решение.

Разберемся, какими свойствами должен обладать софт для точного и ненавязчивого контроля удаленщиков:

• Автоматический и бесшумный запуск, желательно при включении компьютера;
• Автоматические отметки о начале и завершении рабочего дня;
• Возможность задать, какие ресурсы (сайты и приложения) будут считаться для удаленщика профильными, а какие – нет;
• Встроенная система «отвлечений», фиксирующая посещение запрещенных сайтов (например, социальных сетей);
• Фиксация рабочего дня удаленного сотрудника (с учетом назначенных конференций, звонков и прочего), помогающая структурировать день и видеть полную картину выполнения задач.

И последнее — помните, установка программ контроля должна осуществляться после диалога со всеми подчиненными. Важно заручиться их согласием. Контроль – да, тотальная слежка – нет. Это необходимо понимать.

Топ-10 лучших систем учета рабочего времени и контроля сотрудников в 2021 году

Из-за пандемии коронавируса многие стали работать из дома. Программы для мониторинга сотрудников помогают компаниям организовывать работу, вести статистику рабочих часов и т.д.

• Что такое приложения мониторинга сотрудников?
• Всевидящее око
• Кто продаёт приложения мониторинга за сотрудниками?
• Цена и лицензии
• Лучшая система учета рабочего времени: СпрутМонитор
• Лучшая система учета рабочего времени без аудио фиксации: Bitcop
• Лучшая система учета рабочего времени без мобильной версии: Kickidler
• Лучшее по возможностям мониторинга: Teramind
• Для отслеживания рабочих часов: Time Doctor
• Для мониторинга и отслеживания времени: VeriClock
• Лучшее для мониторинга с аналитикой: ActivTrak
• Лучшее для продвинутого мониторинга и настроек: InterGuard
• Лучшее для мониторинга рабочего времени: Hubstaff
• Лучшее для продвинутых потребностей: StaffCop Enterprise
• Лучшее для мониторинга с кибербезопасностью: Veriato
• Лучшее для отслеживания времени и лёгкого управления проектами: DeskTime Pro
• Лучшее для автоматизации и кастомизации: Work Examiner

У мониторинга сотрудников закрепилась отрицательная репутация, словно слишком навязчивое начальство в реальном времени следит за активностью сотрудников в офисе и в интернете. Во времена пандемии коронавируса этот вопрос стал ещё важнее, поскольку дистанционная работа происходит всё чаще.

Сейчас уже некоторые страны возобновляют работу компаний, но миллионы людей по-прежнему продолжают работать из дома и вряд ли в ближайшем будущем это изменится. От сотрудников ждут работы, но не мешают ли им дома дети и другие отвлекающие факторы? Не нужно ли контролировать их? Поскольку многие теперь работают дистанционно, граница между работой и личной жизнью размывается.

Руководителям приходится отслеживать работу сотрудников чаще обычного и делать это всё сложнее. Концентрация сотрудников перестаёт быть главным фактором в оценке производительности их труда. Пандемия поменяла многие правила. Однако, сотрудники по-прежнему должны двигаться в сторону общих целей.

При этом каждый теперь может сам определять лучший путь к достижению этой цели. С учётом этого важность организационных инструментов и систем мониторинга становится ещё более критичной.

Когда крупные компании нанимают новых сотрудников, они должны убедиться, что сотрудники готовы к наблюдению, обучению и поддержке. Исследовательская фирма Statista называет эту задачу главной при найме. Технологии помогают решать подобные задачи. В этом обзоре рассматриваются приложения, которые призваны в первую очередь максимально увеличить производительность труда. С их помощью компании могут получить от сотрудников максимум отдачи. Также они помогают обеспечивать безопасность корпоративной информации.

Основные трудности при оценке работы

Крупным корпорациям с тысячами сотрудников приложения для мониторинга дают полный контроль и возможность отслеживать активность за компьютером. Если вы ищете полноценные инструменты мониторинга на уровне «Большого брата», имеется богатый выбор инструментов под разные запросы.

Что такое приложения мониторинга сотрудников?

Мониторинг сотрудников означает не только отслеживание времени работы или управление расписанием и рабочей нагрузкой. Программы из этого обзора могут отслеживать нажатие клавиш на клавиатуре, местоположение, создавать скриншоты. Они созданы для предприятий больших масштабов и отслеживают активность на местах, предлагая разнообразные настройки.

Эти инструменты позволяют отслеживать производительность труда. Особенно трудно это делать при работе из дома, где много отвлекающих факторов. Это разрушает существовавшую ранее структуру рабочей силы и многие приложения мониторинга требуют изменения настроек, чтобы эффективно выполнять свою задачу.

Администраторы могут сортировать приложения по производительным и непроизводительным группам для анализа разных команд, отделов и индивидуальных сотрудников. Важно иметь доступ к настройкам и группировке пользователей, поскольку производительное для одной функции приложение может быть непроизводительным для другой.

Например, менеджеры социальных сетей проводят своё рабочее время в Facebook или Twitter. Если же там сидит менеджер по продажам, это должно быть запрещено.

Эти данные об активности должны собираться на макроуровне и показываться на панели администраторов и менеджеров с подробными отчётами, где есть различные метрики производительности. Можно будет анализировать эти данные и найти лучших и худших сотрудников или сравнить разные отделы в плане эффективности при работе над проектами.

Часто инструменты мониторинга сотрудников позволяют по одному взгляду понять показатели на графиках или получить списки лидеров с активными и неактивными часами или тем, какими приложениями сотрудники чаще всего пользуются.

Также важно отслеживать нажатие клавиш на клавиатуре. Это позволяет оценить активность сотрудников. Когда есть подробный анализ того, как часто сотрудники набирают тексты и взаимодействуют с компьютером, эти данные можно сравнить со скриншотами, записями активности, аудитом и прочими инструментами глубокого мониторинга.

Это позволяет составить подробный профиль сетевой активности пользователя. Некоторые приложения позволяют узнать, когда какая кнопка на клавиатуре была нажата. Затем эти показатели можно сравнить с другими параметрами. Это даёт возможность узнать, что сотрудники делают, когда и зачем.

Всевидящее око

Иногда агент устанавливается на устройство инкогнито, иногда скрываясь в запущенных процессах под другими именами, лучшие инструменты мониторинга сотрудников могут действовать как всевидящее око. Они могут видеть всё происходящее на компьютере, от запущенных приложений до того, с кем человек общается в чате и что пишет.

Могут использоваться автоматизированные действия, вроде триггеров ключевых слов и правила, которые показывают администраторам, что пользователи делают что-то запрещённое. Благодаря продвинутой автоматизации программное обеспечение может создавать различные предупреждения и триггеры для поиска по шаблонам и превращать нарушения сотрудников в отчёты, которые могут затем использоваться для дисциплинарных взысканий.

Всё начинается со скриншотов и настроек опций записи экрана сотрудников. В зависимости от конкретного приложения мониторинга администраторы компании могут настраивать правила для создания скриншотов в определённые интервалы времени. Например, каждый час, раз в 15 минут или даже раз в 10 секунд и меньше. Некоторые инструменты поддерживают непрерывную запись видео, когда администратор в прямом эфире может проверять компьютер сотрудника или получать записи с временными отметками за определённый период.

Некоторые инструменты позволяют воспроизводить, ставить на паузу и скачивать скриншоты. Сохранённые скриншоты могут содержать метаданные и встраиваться через панель мониторинга, чтобы отображать пользовательскую активность при обзорах или расследованиях.

Список функциональных возможностей большой и продолжает расти, когда сотрудники могут пользоваться разными устройствами для работы.

Проблемы остаются из-за человеческого фактора. Администраторам подобных программ нужно время, чтобы проверить сотни или тысячи скриншотов в течение рабочего дня.

Кроме изображений инструменты мониторинга могут подробно рассматривать каждое приложение, файл, сообщение и даже слова или другие данные с экрана сотрудника. Самые продвинутые корпоративные инструменты мониторинга обладают оптическим распознаванием символов на экране пользователя и анализом ключевых слов.

За счёт распознавания или мониторинга рабочего стола или приложений сотрудников большинство инструментов мониторинга могут читать электронные письма, чаты и другие персональные и командные инструменты общения. Они ищут заданные ключевые слова и прочие параметры.

Это применяется к отслеживаемым документам и сканированию имён файлов. Программы часто захватывают прикреплённые документы или файлы, чтобы администраторы смогли посмотреть их. Если руководство хочет знать, что сотрудники обсуждают их в разговорах между собой, они могут создать автоматизированные триггеры по ключевым словам и получать уведомления и отчёты.

Инструменты автоматизации на основе правил могут быть настроены на разные параметры поведения пользователей. Например, можно создать правила, чтобы сотрудники не могли отправлять данные компании через личные каналы связи или не могли скачивать приложения или файлы, которые не одобрили сетевые администраторы.

Не все приложения могут обеспечить такую глубокую автоматизацию. Те, которые могут, способны создавать уведомления, чтобы остановить пользователей, или создавать оповещения и записи, чтобы квалифицировать действия и поведение пользователей в плане риска и возможных проблем. При необходимости администраторы могут вмешаться и остановить пользователей.

Возникает вопрос: руководство наблюдает за сотрудниками для улучшения производительности труда и эффективности? Им необходим полный надзор за сотрудниками, за тем, что они делают и говорят в рабочее время? В зависимости от потребностей организации выбор инструментов мониторинга и их использование отличаются.

Кто продаёт приложения мониторинга за сотрудниками?

В этом обзоре тестируются 11 приложений: Bitcop, ActivTrak, Desktime Pro, Hubstaff, InterGuard, StaffCop Enterprise, Time Doctor, Teramind, Veriato 360, VeriClock и Work Examiner. Это программы от простейших с отслеживанием времени работы до полнофункциональных цифровых систем наблюдения. Например, Hubstaff, Time Doctor и VeriClock отслеживают время и имеют некоторые более глубокие функции. Это может быть GPS для отслеживания пользователей на территории предприятия. Тут могут быть записки и фотографии, скриншоты или мониторинг приложений и посещаемых URL-адресов.

Эти инструменты следят за посещаемыми сайтами и приложениями, создают скриншоты, отслеживают нажатие клавиш и файлы, создают оповещения. Эти возможности предназначаются для повышения производительности труда, а не для наблюдения за соблюдением политики компании. Данные превращаются в отчёты и отображаются на панелях, где можно следить и анализировать различные параметры.

Обзор лучших программ для мониторинга деятельности работников

Около 50% российских компаний используют специальные программы для мониторинга действий своих работников. Компании применяют программное обеспечение для учета рабочего времени, чтобы в первую очередь повысить продуктивность коллектива. Почему же специализированное программы так популярны среди руководителей и топ-менеджеров организаций? Мы выделили 5 популярных причин использования подобных программ:

• Коллектив работает в удаленном режиме, и руководитель хочет убедиться, что сотрудники выполняют свои обязанности в полном объеме.
• Организация непрерывно записывает все действия работников для предотвращения неправомерных действий.
• Программы для мониторинга компьютера установлены в офисе компании с целью блокировки или предупреждения утечки данных.
• Руководитель фирмы хочет убедиться, что отдел или конкретный сотрудник в течение всего рабочего дня продуктивен.
• Фирма начисляет зарплату работнику за фактически отработанное время.

Согласитесь, что в любом из перечисленных случаев, мониторинг деятельности работников не только оправдан, но и необходим.
В этом обзоре я расскажу об эффективных программах мониторинга деятельности работников, их возможностях и преимуществах.

СпрутМонитор

Программа предоставляет развернутую картину деятельности отдела или определенного сотрудника и, следовательно, помогает выявить непродуктивных работников. Ведь этот продукт нацелен в первую очередь на оценку производительности труда.
Кроме этого, программа блокирует утечку данных в компании и организует мониторинг действий сотрудников в течение рабочего дня.

• учет рабочего времени (контроль опозданий и присутствия работника, уведомление отправляется по электронной почте или в Телеграмме руководителю, если рабочий график нарушен сотрудником);
• скриншоты экрана для контроля действий работников;
• учет продуктивности коллег (детальный хронометраж рабочего дня, посещение сайтов и приложений с определением продуктивных и непродуктивных), вывод общих показателей и по отдельным сотрудникам;
• контроль печати и файлов;
• кейлоггер;
• перехват почты, переписки в соцсетях и мессенджерах;
• мониторинг запросов в поисковых системах и сайтов;
• перехват звука с микрофона и веб-камеры;
• перехват новых, измененных файлов, а также документов, записанных на внешние носители или загруженные в облачные хранилища;
• удаленное администрирование.

• Обширный функционал для мониторинга ПК и деятельности работников в удаленном режиме.
• Обнаружение на рабочем месте продуктивного и непродуктивного времени.
• Автоматическое уведомление о нарушениях и контроль дисциплины (большие перерывы, опоздания, переработки и т. д.).
• Две версии для установки (облачная или локальная система).

CleverControl

Облачное решение позволяет осуществлять мониторинг деятельности работников удаленно с любого устройства.
Продукт подойдет тем компаниям, которые хотят отслеживать все действия сотрудников. А также организовать учет рабочего времени и повысить информационную безопасность компании. Широкий функционал продукта повышает продуктивность коллектива, предотвращает утечку данных и помогает расследовать неправомерные действия сотрудников.

• непрерывная запись экрана ПК;
• контроль переписки в мессенджерах;
• запись запросов в поисковике и сайтов, которые посетил работник;
• запись с веб-камеры и микрофона;
• отслеживание передачи данных на внешние накопители;
• контроль активных приложений;
• удаленный доступ к настройкам;
• скрытый режим.

Можно осуществлять мониторинг деятельности работника в удаленном режиме, даже не имея доступа к их компьютерам.

Хороший функционал, который нацелен на решение нескольких проблем одновременно (повышение продуктивности, предотвращение утечки данных, мониторинг деятельности работников).

Удобный личный кабинет, со статистикой продуктивности коллектива и каждого конкретного работника.

Как выбрать подходящую программу для мониторинга сотрудников?

Выбирая специализированную программу первоначально определите для чего планируете установку программного обеспечения. Если хотите только организовать учет производительности труда, то достаточно будет установить программу без дополнительных функций.

Если планируете отслеживать все действия работников, вести запись экрана и следить за используемыми сайтами и приложениями с целью блокировки утечки данных, выбирайте программу с широким функционалом.

Надеюсь, этот обзор поможет вам подобрать оптимальное решение для контроля сотрудников.